四、备份
1、 金蝶账套备份的原理
金蝶的数据备份采用的是覆盖式。比如，您从2005年1月份开始做账，在1月末做了一次备份，备份文件名为“笔杆子公司2005年数据备份.AIB”，这时，该文件中存放的是2005年1月份的数据。继续做账到了2005年2月末，您进行第二次备份，文件名依旧是“笔杆子公司2005年数据备份.AIB”，这是，该文件中存放的就是2005年1月和2月两个月的数据，而非单单2月份的数据。这样，就保证了当前的账套备份文件中保存的是从当前会计年度开始到当日备份时为止的所有最新数据。如此，除非您计划将每个月份[会计期间]的数据分别存放在不同的文件中，否则，您就可以使用同一个文件进行反复的备份了。另外需要注意的一点是：金蝶软件为了避免数据太大而造成的网络传输速度减慢及出现异常中断等问题，特将每个会计年度的数据单独存放在一个文件中，所以，您的备份文件中存放的也只能是从当前年度开始到目前为止的数据。比如，您采用的是自然月份，从2004年1月份开始做账，目前已经到了2005年2月份，则当前备份中的数据只是从2005年1月份开始的数据，而不包括2004年度的数据。
2、 多久备份一次比较好
有很多使用金蝶软件的朋友问我们：多久备份一次比较好？鉴于前面提到的备份原理，我们的建议是：根据您的数据量，假设一下，如果本次未备份却恰好发生异常情况，如突然断电等，则从上次备份到目前为止损失的录入数据会有多少？一般情况下，在您有新数据录入且将要退出金蝶前，最好备份一次，或者每天下班前备份一次，如果每天需要录入的数据有很多，则建议每隔2个小时备份一次。毕竟，财务数据非同寻常，一旦丢失，则可能造成巨大损失，即便重新录入，则所需时间也远远大于备份时间，因此，请各位正在使用金蝶软件做账的朋友勤做备份。
3、 硬盘备份的路径选择
备份文件最好不要放在系统盘上，因为系统盘容易损坏，一旦损坏，则经常需要重新安装，如果您的备份文件放在系统区，就不得不跟着接受被删除的命运，所以，强烈建议在备份账套进行路径选择的时候，选择非系统区，而且最好：
1、不要保存在金蝶软件安装目录下，因为软件可能随时需要重新安装；
2、不要和*.AIS账套存放在同一路径下，容易被误删。
4、 备份介质的选择建议
选择备份介质时，最好遵循如下原则：
1、不要备份在软盘上，如今的软盘质量奇差，稍有磕碰，就会损坏且一般不可修复；
2、最好花上三、二百块钱买一个刻录机，每过一个月就把账套刻到光盘上。
5、 备份文件的类型
金蝶软件的备份文件有两种类型，从扩展名上区分，一为AIB，为平时备份文件的扩展名；一为A+年份后2位数字，只用于年结时的备份文件，比如您有一个名为“笔杆子公司.ais”的账套，从2005年1月份开始作账，则截止12月底，期间所做的所有备份文件都是“笔杆子公司.AIB”，但在年结时，为了避免人为备份文件的丢失，金蝶软件会自动再为您做一个备份，这个机制的备份文件名就为“笔杆子公司.A05”。
需要注意的是：扩展名为AIB的文件是不能直接打开的，必须通过“账套恢复”操作将AIB文件恢复为AIS，然后再打开这个扩展名为AIS的文件，而扩展名为A+年份后2位数字的文件则可以直接打开。
6、 如何利用年结备份修改往年数据
由于考虑到数据量过大会给数据查询、网络数据传输带来麻烦，再加上金蝶部门级软件所采用的小型数据库Access本身所具有的特点，金蝶数据采用每个会计年度的数据独立划分的模式，也就是说，如果您采用的是自然月份，2004年1月份开始作账，则2005年的数据和2004年的数据不在同一个文件中，这样一来，您就无法通过反结帐的方式从2005年1月回到2004年12月，去修改2004年12月的数据，而只能采用打开2004年12月份时的备份账套，修改后重新年结，并将之前由错误数据年结过来的2005年账套中的凭证、固定资产等数据通过“引入”的方式引过来。
7、 如何打开备份文件
金蝶备份文件有两种，一种是平时备份，扩展名为AIB，如“笔杆子.AIB”，一种为年结时的系统自动备份，扩展名为A+年份后2位数字，如“笔杆子.A04”、“笔杆子.A05”等。AIB文件必须通过“恢复备份”命令恢复为AIS文件才能打开，而A+年份后2位数字的备份文字则可以直接打开。但有一点需要注意：AIS文件可以追加、修改数据，而A+年份后2位数字的备份文件只能查看不能修改，如果要修改这种类型的文件，可以在文件管理器中直接将A+年份后2位数字的扩展名改为AIS，如将“笔杆子.A05”改为“笔杆子.AIS”即可。
8、 备份文件恢复不了应该如何处理
备份文件无法恢复，并不意味着完全无法修复，请立刻联系笔杆子公司，无论是硬盘备份还是软盘分盘备份，有部分情况尚可修复，具体哪种情况需开发部有关技术人员裁定。
